Excel vs ERP: ¿cuál elegir?

En la gran mayoría de los casos, el paquete de Microsoft Office (Word, Excel y Access) es la herramienta preferida por las pequeñas empresas industriales para gestionar su producción, existencias, entregas, clientes, etc. Esta afirmación es aún más cierta para los jóvenes cuyos medios suelen ser limitados. De hecho, utilizar Excel y otras herramientas del paquete de Office es especialmente económico en comparación con una verdadera solución ERP. Sin embargo, el uso de Excel puede volverse rápidamente complejo y lento y puede afectar negativamente a su rendimiento. En este caso, es mejor invertir en un software ERP, una herramienta dedicada que le ayudará a ahorrar tiempo, mejorar su producción y hacer que su negocio prospere a largo plazo.

MANTENIMIENTO

Excel es una herramienta sencilla que sin duda requerirá funciones o macros desarrolladas a medida. Si la persona que creó los archivos no está disponible o ha dejado la empresa, evolucionarlo o corregirlo, corre el riesgo de convertirse rápidamente en un problema. El ERP, por su parte, probablemente irá acompañado de un contrato de mantenimiento, lo que le garantizará la continuidad del servicio y una asistencia rápida en caso de problemas.

LIMITACIÓN DE ERRORES HUMANOS

La automatización de la recopilación de datos que ofrece un ERP ayuda a limitar el riesgo de error. Para las empresas cuya gestión depende de Excel, los datos se recopilarán manualmente o automáticamente a través de macros pero de diferentes fuentes, lo que puede multiplicar los posibles problemas.

Además, en Excel, las fórmulas y macros que procesarán sus datos, se habrán creado manualmente, lo que puede generar errores. El ERP, por su parte, se habrá beneficiado de un equipo de desarrollo dedicado que tiene la misión de enriquecer continuamente el software, lo que le garantiza un cierto nivel de fiabilidad.

PROCESAMIENTO DE DATOS

Con un software ERP, ya no es necesario procesar manualmente los datos, a diferencia de Excel. Business Intelligence o un consultador integrado procesará los datos para ofrecerle indicadores de rendimiento relevantes. De este modo, podrá analizar de forma sencilla el comportamiento y las tendencias de los clientes.

EXPLOTACIÓN DE DATOS EN TIEMPO REAL

Con un ERP, los datos se actualizan en tiempo real y el historial de cambios se registra. Esto permite seguir su producción minuto a minuto y corregir el disparo más rápidamente.

Los informes de Excel deben actualizarse, reformatearse, guardarse y enviarse por correo electrónico antes de poder ser explotados, lo que provoca una pérdida de tiempo y potencialmente de información.

Utilizando un software ERP, usted es capaz de responder a las demandas del mercado con información actualizada. Si las ventas de un producto están disminuyendo significativamente, el ERP le permitirá darse cuenta en el momento en que se siente la tendencia, mientras que Excel esperará a que procese los datos introducidos para deducir por sí mismo que hay una disminución.